Wiki Beispiel Confluence

Das Word-Dokument durfte nicht jeder bearbeiten – warum ein offenes Wiki?!

Dieser Post ist der fünfte Artikel der Serie “Aus der Praxis eines Collaboration Consultants – Tools, Kultur und ihre Wechselwirkungen” und dreht sich um den Nutzen und die kulturellen Auswirkungen eines offenen Wikis – weitere Artikel dieser Serie findest Du in Kürze hier auf dem Blog. In dieser Serie schreibe ich als Atlassian Consultant aus eigener Beobachtung, meiner Praxis als Consultant bei diversen Unternehmen und meiner Freiberuflichkeit sowie dem Austausch mit anderen Atlassian-Anwendern und Administratoren über die Nutzung von Collaboration Tools und ihre kulturellen Wechselwirkungen. Mein Zielbild beim Einsatz von Collaboration Tools ist Selbstorganisation und Selbstmanagement von Teams zu unterstützen sowie Transparenz für mehr Synergien und Zusammenarbeit in Teams und Unternehmen herzustellen.

Wohl das bekannteste Beispiel für ein Wiki ist Wikipedia, die freie Enzyklopädie, ein sich ständig weiter entwickelndes Gescheinschaftswerk vieler Autoren mit inzwischen mehr als zwei Millionen Artikeln. Was ein Wiki ist und wie es prinzipiell aussehen kann habe ich bereits in diesem Post beschrieben, hier nochmal kurz die Merkmale:

  • eine Website, deren Inhalte von den Besuchern nicht nur gelesen, sondern auch direkt im Webbrowser geändert werden können“ (Wikipedia)
  • wir können im Browser gemeinsam an Inhalten arbeiten, diese strukturieren, durchsuchen
  • und damit z. B. eine Dokumentation unserer Arbeitsweise im Team und allen Infos, die wir dazu benötigen, an einer Stelle („in unserem Wiki“) erstellen.

Was ein Word-Dokument ist sollte jedem Leser geläufig sein. Um später die kulturellen Auswirkungen und den Nutzen der Wiki-Verwendung besser nachvollziehen können hier einige Merkmale von Word-Dokumenten:

  • beliebige Länge und Struktur
  • häufig beliebige Ablagestruktur, die nicht oder kaum für andere nachvollziehbar ist
  • schlechte gemeinschaftliche Bearbeitung und „Eigentümerschaft“ von Dokumenten
  • dadurch häufig mehrfache Ablage gleicher bzw. ähnlicher Dokumente, auch mit verschiedenen Versionsnamen, Kürzeln etc. im Dateinamen
  • für die persönliche Dokumentation durchaus geeignet und „hübsch“, wenn viele Personen gemeinsam dokumentieren und Inhalte schnell wiederfinden und weiterentwickeln wollen werden schnell die Grenzen erreicht

Dateisystem Struktur

Warum und wofür statt Word-Dokumenten ein Wiki nutzen?

Aus der vorhergehenden Gegenüberstellung der Wiki- und Word-Dokumenten-Merkmale wollen wir nun ableiten, warum und wofür man besser ein Wiki nutzen sollte:

  • Die Dokumentation soll gemeinschaftlich erfolgen und ständig weiterentwickelt werden.
  • Inhalte, Durchsuchbarkeit und Verknüpfung der Inhalte untereinander sind dabei wichtig.
  • Weniger wichtig ist perfektes Layout, es geht eher um die Inhalte (wenn das Layout/Aussehen doch wichtig ist gibt es in der Regel auch Möglichkeiten, die Inhalte „schön“ zu exportieren).
  • Inhalte sollen automatisch versioniert werden bei der Weiterentwicklung.
  • Ggf. sollen Inhalte automatisch aus anderen Seiten etc. generiert werden zur besseren Übersichtlichkeit („Makro-Konzept“).

Was ist ein offenes Wiki? Wie kann das aussehen?

Natürlich könnten wir bei der Einführung eines Wikis erstmal die Ablagestruktur der Word-Dokumente sowie deren Strukturierung und Inhalte einfach übernehmen. Dabei würde in der Regel jedes Team einen abgegrenzten Bereich für seine Wiki-Seiten bekommen und sehr wahrscheinlich sich einzelne Teammitglieder immer noch als Eigentümer bestimmter Seiten fühlen (d.h. andere Teammitglieder trauen sich ggf. nicht, die Seite einfach anzupassen). Damit gewinnen wir zwar eine bessere Durchsuchbarkeit und ggf. eine gewisse Verknüpfung der Inhalte untereinander, haben aber noch nicht wirklich an Transparenz im Unternehmen und Zusammenarbeitskultur in Bezug auf die Weiterentwicklung der Dokumente gewonnen. Daher möchte ich an dieser Stelle das Konzept des „offenen Wikis“ vorstellen.

Wiki Beispiel Confluence

Ein „offenes Wiki“:

  • ist zwar ggf. in thematische und/oder organisatorische Bereiche unterteilt, die Inhalte sind jedoch erstmal für jeden Mitarbeiter zugänglich.
  • es mag zwar Personen geben, die sich für die Inhalte besonders verantwortlich fühlen („Gärtner“), prinzipiell darf und soll aber jeder die Inhalte bei neuen Erkenntnissen weiterentwickeln.
  • durch die Versionierung der Seiten und die damit verbundene Änderungshistorie ist jederzeit nachvollziehbar, wer etwas geändert hat und bei Fehlern bzw. Löschung von relevanten Inhalten können einfach vorherige Versionen wiederhergestellt werden.
  • dadurch muss keiner Angst haben, dass „seine Werke“ unnachvollziehbar und unwiderruflich verunstaltet oder gar zerstört werden.
  • als Mitarbeiter eines Teams/Bereichs kann ich vom Wissen anderer Teams u.a. durch die Suche im gemeinsamen Wiki profitieren und kann mit einem Blick auf die Autoren einer relevanten Seite ggf. Know How-Träger identifizieren.
  • dadurch dass das ganze Unternehmen gemeinsam an Wiki-Seiten arbeiten kann werden Anwendungsfälle wie ein transparentes und gemeinschaftliches Sammeln und Diskutieren von Ideen und Verbesserungsvorschlägen oder eine gemeinschaftliche Dokumentation und Weiterentwicklung der gelebten Prozesse und Verantwortlichkeiten denkbar und praktikabel umsetzbar.

Was passiert in einem offenen Wiki und was hat das für kulturelle Auswirkungen?

Natürlich wird in einem „offenen Wiki“ auch erstmal Dokumentation geschrieben und weiterentwickelt. Durch die Offenheit können sich aber in der Folge noch viele weitere Vorteile entwickeln:

  • als Mitarbeiter kann ich das komplette Wiki durchsuchen und finde so ggf. eine relevante Seite in einem anderen Bereich.
  • damit merke ich ggf., dass die Kollegen bereits ein ähnliches Problem gelöst haben und kann diese ansprechen (oder die Seite kommentieren und die Kollegen erwähnen, falls das Unternehmen über mehrere Standorte verteilt ist).
  • wenn ich neue Erkenntnisse gewinne kann ich diese mit meinen Kollegen teilen.
  • sollten Kollegen Fragen dazu haben können sie meine Dokumentation einfach kommentieren oder ihre Erkenntnisse hinzufügen.
  • wenn ich dies wünsche werde ich bei Änderungen an von mir erstellter bzw. weiterentwickelter Dokumentation automatisch benachrichtigt und kann so miterleben, wie meine Beiträge sich weiterentwickeln.
  • gerade wenn das Unternehmen über mehrere Standorte verteilt ist könnte es interessant sein, wenn neue Mitarbeiter erstmal eine Seite in einem unternehmensübergreifenden Bereich erstellen, um sich vorzustellen und ggf. von anderen Mitarbeitern begrüßt zu werden.
  • wenn ich als neuer Mitarbeiter auf einer solchen Seite meine Interessen, Kenntnisse etc. teile finde ich ggf. schnell Kolleginnen und Kollegen, die sich mit mir vernetzen oder austauschen wollen.

Wikipedia Community

Kulturelle Auswirkungen davon können u.a. sein:

  • mehr Synergien im Unternehmen durch gemeinsame und transparente Wissensbasis
  • mehr Transparenz im Unternehmen
  • weg von „Wissen ist Macht“, hin zu „gemeinsam kommen wir schneller weiter“
  • weg von „gemailten Word-Dokumenten mit Versionsnamen“ hin zu „live gemeinsam an einem Dokument/einer Seite arbeiten“
  • mehr Austausch und Vernetzung im Unternehmen
  • weg von „Mein Dokument, Dein Dokument“ hin zu „unser gemeinsames Wissen, wer weiß noch was, wer schreibt noch was?“

Fazit

Wie wir gesehen haben lohnt es sich durchaus, bei der Einführung bzw. Nutzung eines Wikis in Richtung eines „offenen Wikis“ zu arbeiten. Damit können wir einen Beitrag leisten:

  • in unserem Unternehmen Silodenken abzubauen.
  • offene und transparente Kommunikation zu fördern.
  • Wissen für andere Mitarbeiter sichtbar zu machen und gemeinsam weiter zu entwickeln.
  • wirkliche Zusammenarbeit zu ermöglichen und zu fördern.
  • neuen Mitarbeitern einen schnellen Einstieg, gute Einarbeitung und Vernetzung ermöglichen.

Bildnachweis

  • Beitragsbild, Screenshots Wikipedia, Confluence: Christoph Thomas, CC BY-SA 3.0
  • Screenshot Filesystem Hierarchy Standard: GNOME-Team (Ianusius), GPL via Wikimedia Commons
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