Mit Word, Excel und Outlook komme ich gut zurecht – warum soll ich ein Zusammenarbeitstool nutzen?

Dieser Post ist der sechste Artikel der Serie “Aus der Praxis eines Collaboration Consultants – Tools, Kultur und ihre Wechselwirkungen” und dreht sich um den Nutzen und die kulturellen Auswirkungen eines Zusammenarbeitstools – weitere Artikel dieser Serie findest Du in Kürze hier auf dem Blog. In dieser Serie schreibe ich als Atlassian Consultant aus eigener Beobachtung, meiner Praxis als Consultant bei diversen Unternehmen und meiner Freiberuflichkeit sowie dem Austausch mit anderen Atlassian-Anwendern und Administratoren über die Nutzung von Collaboration Tools und ihre kulturellen Wechselwirkungen. Mein Zielbild beim Einsatz von Collaboration Tools ist Selbstorganisation und Selbstmanagement von Teams zu unterstützen sowie Transparenz für mehr Synergien und Zusammenarbeit in Teams und Unternehmen herzustellen.

Beispiele für Zusammenarbeitstools gibt es viele – Trello, die Google Suite, Wikis wie Confluence, Chat-Tools wie Slack oder Aufgabenmanagement- und Workflow-Tools wie JIRA. Auch wenn laut Wikipedia die Definition eines Zusammenarbeitstools von Flipcharts bis hin zu Online-Lösungen und Wikis reicht verstehe ich im Kontext dieses Blogposts ein Zusammenarbeitstool folgendermaßen:

  • alle Mitglieder eines Teams können gemeinsam in Echtzeit an allen Inhalten arbeiten
  • es kann schnell, effizient und für alle Mitglieder eines Teams nachvollziehbar kommuniziert werden
  • alle Mitglieder eines Teams sehen immer die aktuellsten Inhalte

Im Folgenden möchte ich mit einigen Beispielen zur Nutzung eines Zusammenarbeitstools nach obenstehender Definition motivieren.

Dokument per Mail verschicken und um Feedback bitten vs. gemeinsames Editieren einer Confluence-Seite

Wer kennt das nicht? Im letzten Meeting haben wir beschlossen, dass eines unserer Dokumente überarbeitet werden soll. Ich habe dieses Dokument überarbeitet und möchte nun Feedback von den Kollegen einholen. Dazu schicke ich das Dokument als Mail-Anhang an mein Team und bekomme im Idealfall einige Rückmeldungen. Diese arbeite ich dann in das Dokument ein und stelle das überarbeitete Dokument im nächsten Meeting vor. Was aber wenn sich die Rückmeldungen widersprechen, meine Kollegin in der Zwischenzeit das Dokument ebenfalls bearbeiten muss oder wir im nächsten Meeting keine Zeit haben, über das überarbeitete Dokument zu sprechen?

Stellen wir uns vor, das Dokument wäre eine Seite in unserem Confluence-Wiki (für alle, die Confluence nicht kennen hier ein Blogpost von mir). Ich überarbeite diese Confluence Seite wie besprochen und veröffentliche meine neue Version. Nachdem ich die Seite mit meinem Team geteilt haben markieren meine Kolleginnen und Kollegen Worte und Abschnitte zur Diskussion und kommentieren diese. Jeder, der sich die überarbeitete Seite anschaut, kann direkt alle Kommentare sehen und in die Diskussion einsteigen, ich muss also eventuell auftretende Widersprüche nicht selbst auflösen. Meine Kollegin, die die Seite in der Zwischenzeit ebenfalls überarbeiten muss kann dies tun und entweder bereits eine Zwischenversion mit einem Teil meiner Änderungen veröffentlichen oder ich veröffentliche ihre Änderungen mit. Bearbeiten wir die Seite gleichzeitig sehe ich, wo auf der Seite sie gerade Änderungen vornimmt und sehe ihre Änderungen in Echtzeit. Im nächsten Meeting reicht es kurz zu informieren, dass ich das Dokument überarbeitet habe – diskutieren können wir weiterhin asynchron über Kommentare auf der Confluence-Seite. Sollte meine Überarbeitung völlig misslungen sein können wir immer noch auf die alte Version der Seite zugreifen bzw. diese wiederherstellen.

Office-Dokument auf dem Netzlaufwerk vs. gemeinsames Editieren einer Confluence-Seite

Eine Variante dieses Beispiels ist, auf dem Netzlaufwerk eine neue Version des Dokuments zu erstellen (z. B. indem ich mein Kürzel an den Dateinamen anhänge) und dann über Kommentare in diesem Dokument zu arbeiten. Dies führt allerdings häufig dazu, dass andere Teammitglieder ebenfalls eigene Versionen anlegen und nach einiger Zeit nicht mehr definiert ist, welches die aktuellste Version ist bzw. ob die anderen Versionen gelöscht werden können oder noch zusammengeführt werden müssen. Auch hier empfehle ich das oben beschriebene gemeinsame Editieren und Kommentieren einer Confluence-Seite.

Aufgaben in Excel verwalten vs. Verwaltung in Trello oder JIRA

Ein weiterer Klassiker: in unserem Projekt verwalten wir unsere Aufgaben in einem Excel auf dem Netzlaufwerk. Die Datei hat ein Kollege am Anfang des Projekts erstellt und mit viel Disziplin haben wir es bisher geschafft, dass alle mit diesem Excel arbeiten. Leider kann ich den Status meiner Aufgaben nicht aktualisieren, wenn meine Kollegin die Datei gerade bearbeitet. Ebenso gibt es keine sinnvolle Diskussionsfunktion im Kontext der Aufgabenübersicht, daher schreibe ich meist Mails um Aufgaben zu diskutieren. Um Dokumentation mit den Aufgaben zu verknüpfen haben wir eine Spalte im Excel eingeführt, wirklich genutzt wird diese aber nicht. Und da meine Kollegen ständig weitere Spalten zum Excel hinzufügen, damit dieses ihren Reporting-Anforderungen genügt (andernfalls müssten sie in einem eigenen Excel arbeiten) finde ich mich jedes Mal weniger zurecht.

Stellen wir uns nun vor, wir verwalten unsere Aufgaben stattdessen in Trello oder JIRA. Jede Aufgabe (bisher eine Zeile im Excel) entspricht dann einer Karte auf dem Trello- oder JIRA-Board. Mit einem Klick auf die Aufgabe/Karte werden weitere Informationen zur Aufgabe angezeigt ohne die Übersichtlichkeit zu verringern. Ebenso können Aufgaben kommentiert und auf diese Weise mit dem Team kommentiert werden. Alle Teammitglieder können gleichzeitig Aufgaben bearbeiten und aktualisieren. Die Dokumentation (z. B. auf Confluence-Seiten) kann mit den Aufgaben verknüpft werden und ihre Reporting-Anforderungen können meine Kollegen mit einem JIRA-Dashboard oder entsprechenden Quickfiltern für unser JIRA-Board umsetzen ohne dass unser Team-Board dadurch unübersichtlich wird.

Aufgaben in Outlook verwenden vs. Verwaltung in Trello oder JIRA

Eine Variante des oben beschriebenen Beispiels ist, die Aufgaben in Outlook zu verwalten. In der Regel fehlt dann allerdings die gemeinsame Sicht auf die Aufgaben und alle Informationen zu einer Aufgabe müssen in Mailtext-ähnlicher Form dokumentiert werden. Strukturierte und auswertbare Informationen sind nur begrenzt möglich. Auch hier ist die Verwaltung der Aufgaben in einem gemeinsamen Trello- oder JIRA-Board zu empfehlen.

Kommunikation in Outlook vs. Kommentare/Zusammenarbeit in Trello oder JIRA

Als letztes Beispiel noch die Kommunikation zu Aufgaben in Outlook. Diese ist häufig nicht eindeutig einer bestimmten Aufgabe zugeordnet (mehrere Mails mit verschiedenem Betreff pro Aufgabe) und nur für den Empfängerkreis der Mails nachvollziehbar. Auch fehlt der Aufgabenkontext wie z. B. der Status der Aufgabe, die ursprüngliche Aufgabenbeschreibung oder ggf. verknüpfte Dokumente, wenn diese nicht bewusst der Mail hinzugefügt werden.

Stellen wir uns vor, wir haben unsere Aufgabenverwaltung auf die Nutzung eines JIRA-Boards im Team umgestellt. Nun können wir die Aufgaben direkt kommentieren und unsere Teammitglieder in den Kommentaren erwähnen. Die Kommunikation ist damit direkt der jeweiligen Aufgabe zugeordnet, für alle Teammitglieder mit einem Blick auf die Aufgabe nachvollziehbar und der Aufgabenkontext ist stets im Blick.

Fazit

Zum Abschluss dieses Blogposts nun ein Fazit zu einigen kulturellen Auswirkungen der Nutzung von Zusammenarbeitstools:

  • dadurch dass alle Mitglieder eines Teams gemeinsam in Echtzeit an allen Inhalten arbeiten können kann die Abarbeitung der Aufgaben flexibler und kollaborativer erfolgen ohne dass dazu eine gemeinsame Anwesenheit vor Ort erforderlich ist
  • dadurch dass schnell, effizient und für alle Mitglieder eines Teams nachvollziehbar kommuniziert werden kann können andere Teammitglieder Entscheidungen und den aktuellen Status von Aufgaben jederzeit nachvollziehen
  • dadurch dass alle Mitglieder eines Teams immer die aktuellsten Inhalte sehen sind die neuesten Erkenntnisse, Ergebnisse und Fortschritte stets für alle verfügbar und unterstützen den weiteren Fortschritt
  • insgesamt können wir eine erhöhte Transparenz und eine stärkeres Gefühl von gemeinsamer Verantwortung für den Fortschritt und die Ergebnisse erreichen

Bildnachweis

  • Beitragsbild (Screenshot): Christoph Thomas, CC BY-SA 3.0
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