Von Routine, Fleißarbeit und anderen Kreativitätskillern – und ihrer Bekämpfung

Dieser Post ist der siebte Artikel der Serie “Aus der Praxis eines Collaboration Consultants – Tools, Kultur und ihre Wechselwirkungen” und dreht sich um den Nutzen und die kulturellen Auswirkungen von Automatisierung und guten Prozessen in Zusammenarbeitstools – weitere Artikel dieser Serie findest Du in Kürze hier auf dem Blog. In dieser Serie schreibe ich als Atlassian Consultant aus eigener Beobachtung, meiner Praxis als Consultant bei diversen Unternehmen und meiner Freiberuflichkeit sowie dem Austausch mit anderen Atlassian-Anwendern und Administratoren über die Nutzung von Collaboration Tools und ihre kulturellen Wechselwirkungen. Mein Zielbild beim Einsatz von Collaboration Tools ist Selbstorganisation und Selbstmanagement von Teams zu unterstützen sowie Transparenz für mehr Synergien und Zusammenarbeit in Teams und Unternehmen herzustellen.

Im leider immer noch weit verbreiteten Bild von Unternehmen als Maschine, in der die Mitarbeiter einzelne Zahnrädchen sind, ist Routine positiv. Bedeutet sie doch, dass die Zahnrädchen rund laufen und es zu wenig Reibungsverlusten kommt, die Prozesse also rund laufen. Wenn wir uns nun aber den einzelnen Mitarbeiter in seiner Routine betrachten, besteht diese häufig aus vielen repetitiven Tätigkeiten. Im Sinnbild der Maschine ist das optimal, da diese Tätigkeiten spezifiziert und dokumentiert werden können und dann jederzeit von einem anderen, baugleichen Zahnrad übernommen werden können. Mit Blick auf den jeweiligen Mitarbeiter bedeutet dies jedoch häufig, dass ein Mensch sich mit regelmäßigem Kaffeetrinken mit Kollegen über den langweiligen Arbeitstag rettet, ohne besonderes Interesse seine Tätigkeiten erledigt und nur außerhalb der Arbeitswelt mit ganzem Herzen bei der Sache sein kann.

Jetzt denkst Du bestimmt „Zum Glück sieht sich mein Unternehmen als Familie und ich habe in meiner Tätigkeit viele Freiheiten, daher betrifft mich die negative Routine nicht“?

Schauen wir genauer auf die Zusammenarbeitstools in vielen Unternehmen, finden wir dort häufig u.a.

  • lange Prozesse mit vielen, meist unnötigen Schritten (auch manuelle Duplizierung von Informationen für verschiedene Teams)
  • manuelle Exporte von Daten aus einem System und manuelle, repetitive Aufbereitung dieser Daten, z. B. zum Reporting
  • manuelle Exporte, um diese manuell zu transformieren und in andere System manuell zu importieren
  • langwierige E-Mail-Diskussionen um Entscheidungen zu treffen („E-Mail-Schlachten“)

Betrachten wir diese Phänomene nun genauer.

Lange Prozesse

Wer kennt das nicht? Damit eine Aufgabe erledigt werden kann, müssen z. B. in JIRA unzählige Schritte durchgeklickt oder Informationen mehrfach angegeben oder gar Anforderungen mehrfach für verschiedene Teams als Stories angelegt werden.

Ursache dafür sind in der Regel

  • unflexibel konzipierte Prozesse, die die Realität nicht widerspiegeln
  • fehlende Automatisierung

Auswirkungen davon sind

  • geringe Akzeptanz der Zusammenarbeitstools
  • schlechte Datenqualität
  • Frustration bzw. weniger Kreativität auf Grund der aus eigener Sicht unnötigen Mehrarbeit

Abhilfe schaffen können hier

  • ein Review der Prozesse, ob diese die Realität widerspiegeln und ggf. eine Anpassung bzw. Flexibilisierung der Prozesse um das Durchklicken unnötiger Schritte zu vermeiden
  • ein Review der Prozesse, ob Informationen mehrfach angegeben oder gar für verschiedene Teams dupliziert werden müssen und wenn dies wirklich erforderlich ist, eine Automatisierung, sodass Informationen nicht mehrfach angegeben bzw. manuell dupliziert werden müssen

Manuelle Exporte und Reporting

Häufig müssen z. B. für das Reporting Informationen aus den Zusammenarbeitstools exportiert und manuell aufbereitet werden, sodass sie für Dritte, z. B. Vorgesetzte oder Stakeholder verständlich sind. Dabei werden meist nach jedem Export die gleichen Schritte wiederholt.

Ursache dafür sind in der Regel

  • keine Bereitstellung von Reportingfunktionen in den Zusammenarbeitstools
  • Unkenntnis über die Reportingfunktionen in den Zusammenarbeitstools
  • Annahme, dass Vorgesetzte oder Stakeholder ein bestimmtes Format zum Reporting erwarten

Auswirkungen davon sind

  • lästige Mehrarbeit zur Berichtserstellung
  • keine Live-Berichte

Abhilfe schaffen können hier

  • Prüfung der bereits vorhandenen Reportingfunktionen in den Zusammenarbeitstools
  • ggf. Anforderung zur Erweiterung der Reportingfunktionen in den Zusammenarbeitstools
  • Kommunikation mit den Reportingempfängern, ob ihr Bedarf auch durch die Zusammenarbeitstools gedeckt werden und somit Mehrarbeit vermieden werden kann

Manuelle Exporte und Importe

Nicht selten müssen z. B. für die Synchronisation mit einem Dienstleister oder mit einem anderen System Informationen aus den Zusammenarbeitstools exportiert, manuell aufbereitet und in ein anderes System wieder importiert werden. Dabei werden meist nach jedem Export die gleichen Schritte wiederholt.

Ursache dafür sind in der Regel

  • fehlende Schnittstellen bzw. Integrationen von Systemen mit den Zusammenarbeitstools
  • häufig resultierend aus fehlender Investionsbereitschaft, da es z.B. einfacher ist, einen „Projektmanager“ u.a. zur Synchronisation einzustellen als das IT-Budget für die Implementierung einer entsprechenden Schnittstelle zu bekommen

Auswirkungen davon sind

  • regelmäßige, stupide Mehrarbeit
  • schlechtere Datenqualität auf Grund von Fehlern bei der manuellen Synchronisation
  • veraltete bzw. keine Live-Daten in den manuell synchronisierten Systemen, da die manuelle Synchronisation z. B. nur täglich erfolgt

Abhilfe schaffen können hier

  • Prüfung und ggf. Implementierung entsprechender Schnittstellen bzw. Integrationen
  • Infragestellung des Status quo (der Präferenz für „Projektmanager“ vs. Implementierung von Schnittstellen)

E-Mail-Schlachten

Häufig werden Entscheidungen in langwierigen E-Mailverläufen diskutiert, wobei immer wieder zusätzliche Adressaten hinzugefügt bzw. bereits im Verlauf enthaltene Informationen ignoriert werden.

Ursache dafür sind in der Regel

  • wenig Überschneidungen in den Terminkalendern der Diskussionsteilnehmer bzw. schwierige Terminfindung
  • keine Nutzung von oder geringe Akzeptanz für Zusammenarbeitstools wie JIRA oder Confluence

Auswirkungen davon sind

  • Entscheidungen werden lange Zeit diskutiert
  • Frustration auf Grund der langen Dauer und der Wiederholung von Informationen etc.
  • Informationsverlust bzw. schlechtere Entscheidungen auf Grund eines langen Verlaufs, bei dem die letzte Antwort „gewinnt“

Abhilfe schaffen können hier

  • Sammlung von Themen für ein gemeinsames Meeting, in dem Entscheidungen gemeinsam getroffen werden können
  • Unterstützung der Diskussionen durch Zusammenarbeitstools wie JIRA oder Confluence (s. a. mein letzter Blogpost)
  • Commitment, dass Themen, für die keine gemeinsame Zeit zur Abstimmung gefunden werden kann keine ausreichende Priorität haben

Weitere Hinweise

An dieser Stelle möchte ich noch auf Folgendes hinweisen:

  • gerade bei Routine-Tätigkeiten ist der Wunsch nach (und damit die Anfälligkeit für) Ablenkung hoch
  • werden wir bei Routine-Tätigkeiten häufig unterbrochen kostet jeder Kontextwechsel Energie und Aufmerksamkeit, die wir nicht mehr unserer Aufgabe widmen können
  • allgemein sollten wir uns mit den Rahmenbedingungen von Kreativität beschäftigen – diese werden z. B. schön beschrieben im Impuls-Vortrag von Clemens K. Thomas beim #dreiCday
  • bei der Automatisierung sollte vorher die Sinnhaftigkeit des Prozess geprüft werden – sonst kommt es gerne zu negativer Robotergesteuerter Prozessautomatisierung (z. B. werden dann die Schritte zum Export und manuellen Aufbereiten für das Reporting von einer Maschine statt einem Menschen durchgeführt – das grundsätzliche Problem des fehlenden Live-Reporting bleibt bestehen)

Fazit

Wie wir in diesem Blogpost gesehen haben, gibt es auch im nicht als Maschine verstandenen Unternehmen zahlreiche Ausprägungen von Routine und anderen Kreativitätskillern. Nehmen wir diese als gegeben hin, verlieren wir Energie, Aufmerksamkeit und Freude, die nicht mehr unserer Kreativität und Arbeit zur Verfügung steht. Lasst uns deswegen stets ein Auge auf die Routine und Kreativitätskiller in unserer Arbeit haben und diese in Frage stellen – damit wir stets kreativ und menschlich sein können statt als menschliche Maschine agieren zu müssen. Auch wenn dies natürlich nur einen Teilbeitrag zu einer menschlicheren Arbeitswelt darstellt…

Bildnachweis

  • Beitragsbild: I, Luc Viatour, CC-BY-SA-3.0 via Wikimedia Commons
  • Spiral Stairs: Petar Milošević, CC BY-SA 4.0 via Wikimedia Commons
  • Subroutine in Excel: Brews ohare, Public domain via Wikimedia Commons
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